Regulamin rezerwacji wizyt

Spis treści:

1. Postanowienia ogólne
2. Ogólne warunki świadczenia usług
3. Rezerwacja oraz zakup Wizyty i E-wizyty
4. Wymogi techniczne dla E-wizyty
5. Odwołanie Wizyty i E-wizyty
6. Odpowiedzialność
7. Reklamacje
8. Ustawowe prawo odstąpienie od umowy zawartej na odległość
9. Dane osobowe
10. Postanowienia końcowe

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zakres i warunki świadczenia usług przez podmiot wykonujący działalność leczniczą działający pod nazwą: VITALIA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Lublinie (ul. Tomasza Zana 41, 20-601 Lublin), wpisany do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą (RPWDL) pod numerem księgi rejestrowej: 000000293890 (dalej: „Podmiot leczniczy”), prowadzący zakład leczniczy pod nazwą: Niepubliczny Zakład opieki Zdrowotnej „Specjalistyka VITALIA Zana (ul. Tomasza Zana 41, 20-601 Lublin) (dalej: „Poradnia”). Usługi te są świadczone na rzecz osób fizycznych za pośrednictwem strony internetowej dostępnej pod adresem: https://vitalialublin.pl/ (dalej: „Serwis”).
2. Ilekroć w Regulaminie mowa jest o pacjencie, należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która korzysta lub zamierza skorzystać z usług oferowanych przez Poradnię za pośrednictwem Serwisu.
3. Za pośrednictwem Serwisu Poradnia świadczy usługi umożliwiające rezerwację i zakup konsultacji medycznych odbywających się w placówce stacjonarnej Poradni (dalej: „Wizyta”) oraz konsultacji medycznych świadczonych drogą elektroniczną w formie rozmowy telefonicznej lub wideokonsultacji (dalej: „E-wizyta”).
4. Regulamin stanowi regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 344 z późn. zm.).

§ 2. Ogólne warunki świadczenia usług

1. Pacjent przyjmuje do wiadomości, że świadczenie usług odbywa się przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, zapewniającego przetwarzanie i przechowywanie, a także wysłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne, zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Korzystanie z Serwisu może odbywać się wyłącznie na zasadach określonych w treści Regulaminu.
3. Rezerwacja i/lub zakup Wizyty i/lub E-wizyty oraz akceptacja Regulaminu jest równoznaczna z zawarciem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną i/lub stacjonarną przez Poradnię bez konieczności sporządzenia odrębnych umów.
4. W celu właściwego korzystania z Serwisu Pacjent powinien posiadać komputer lub urządzenie z zainstalowanym oprogramowaniem pozwalającym na przeglądanie stron internetowych oraz dostęp do sieci Internet.
5. Korzystanie z Serwisu jest nieodpłatne, jednak Pacjent chcąc dokonać zakupu Wizyty lub E-wizyty zobowiązany jest do uiszczenia płatności za wybraną przez siebie usługę zgodnie z aktualnie obowiązującym cennikiem dostępnym na stronie Serwisu. Pacjent zostanie poinformowany przed dokonaniem zakupu Wizyty lub E-wizyty o jej całkowitym koszcie.
6. Pacjent może przeglądać zawartość Serwisu bez dokonania rejestracji.
7. W celu należytego świadczenia usług, w tym zapewnienia kontaktu z Pacjentem, Poradnia będzie przesyłała na podany przez Pacjenta adres poczty elektronicznej oraz numer telefonu krótkie wiadomości o charakterze technicznym dotyczące dokonanych rezerwacji (w szczególności potwierdzenie rezerwacji Wizyty w placówce stacjonarnej lub informację przypominająca o E-wizycie). W celu uniknięcia wątpliwości, komunikaty o których mowa w zdaniu poprzednim nie stanowią informacji handlowej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
8. Podczas korzystania z Serwisu Pacjent jest zobowiązany do powstrzymywania się od jakichkolwiek działań mogących utrudnić lub zakłócić funkcjonowanie Serwisu oraz do korzystania z Serwisu w sposób nieuciążliwy dla innych użytkowników. 

§ 3. Rezerwacja oraz zakup Wizyty i E-wizyty

1. Pacjent ma możliwość dokonania rezerwacji Wizyty lub E-wizyty:

1. za pośrednictwem Serwisu dostępnego pod adresem https://vitalialublin.pl/, korzystając z aplikacji MyDr;
2. telefonicznie pod numerem: 81 465 21 91;
3. za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: rejestracja@vitalialublin.pl;
4. osobiście w Poradni.

2. Przed dokonaniem rezerwacji Pacjent zobowiązany jest zapoznać się z treścią Regulaminu i dokonać jego akceptacji. Dokonanie rezerwacji Wizyty lub E-wizyty jest równoznaczne z wyrażeniem przez Pacjenta woli odbycia takiej wizyty na warunkach określonych w Regulaminie.
3. W przypadku rezerwacji Wizyty lub E-wizyty za pośrednictwem aplikacji MyDr, dokonanie rezerwacji może wymagać uprzedniego utworzenia konta pacjenta w serwisie MyDr EDM oraz akceptacji regulaminu i polityki prywatności obowiązujących w tym serwisie.
4. W każdym przypadku, w celu dokonania rezerwacji i zakupu Wizyty i/lub E-wizyty Pacjent podaje w szczególności następujące dane osobowe: imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL, adres e-mail, numer telefonu.
5. Pacjent może dokonać zakupu Wizyty i E-wizyty zgodnie z aktualnie obowiązującym cennikiem dostępnym na stronie Serwisu. Ceny podawane są w złotych polskich i są cenami brutto, tzn. zawierają należny podatek VAT.
6. Pacjent może dokonać rezerwacji Wizyty lub E-wizyty bez jednoczesnej jej opłaty. Warunkiem odbycia Wizyty lub E-wizyty jest dokonanie płatności bezpośrednio w Poradni lub poprzez dostępne płatności elektroniczne.
7. Jeżeli Pacjent dokonuje zakupu Wizyty lub E-wizyty w Serwisie z jednoczesnym jej opłaceniem, płatności dokonywane są z góry za pośrednictwem serwisu płatności wskazanego w Serwisie.
8. Po skutecznym dokonaniu płatności i zaksięgowaniu środków przez Poradnię, Pacjent otrzymuje na podany numer telefonu i/lub adres e-mail wiadomość potwierdzającą opłacenie Wizyty lub E-wizyty.
9. Świadczenie usługi Wizyty i E-wizyty odbywa się w języku polskim oraz, w przypadku wybranych lekarzy i specjalistów Poradni, również w językach obcych.
10. Podczas E-wizyty Pacjent może zostać poproszony przez lekarza lub specjalistę o okazanie dokumentu ze zdjęciem potwierdzającego tożsamość lub udzielenie odpowiedzi na pytania w celu jej weryfikacji.

§ 4. Wymogi techniczne dla E-wizyty

1. E-wizyty udzielane są z wykorzystaniem tradycyjnego połączenia audio (w przypadku telefonicznych konsultacji medycznych) lub za pomocą systemu teleinformatycznego, który umożliwia komunikację zdalną (wideowizyta) pomiędzy Pacjentem a lekarzem lub specjalistą Poradni w ramach E-wizyty.
2. W celu prawidłowego korzystania z E-wizyty w formie wideowizyty niezbędne są co najmniej:
3. sprawny komputer/telefon/tablet lub inne urządzenie z oprogramowaniem o następującej minimalnej specyfikacji technicznej:

1. system operacyjny: Windows, Mac Mac OS, iOS, Android;
2. przeglądarka internetowa: Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, Opera, Safari;
3. włączona obsługa JavaScript i Cookies;

2. dostęp do sieci Internet oraz przeglądarki internetowej;
3. komputer/tablet/telefon komórkowy lub inne urządzenie wyposażone w sprawnie działający mikrofon oraz kamerę.

3. Pacjent powinien być podłączony do sieci Internet, chyba że wykorzystuje jedynie telefon komórkowy w celu wykonania telefonicznej E-wizyty.
4. Pacjent w celu uruchomienia E-wizyty w formie wideowizyty powinien w wybranym przez siebie terminie E-wizyty uruchomić link niezbędny do realizacji E-wizyty przesłany Pacjentowi przez Poradnię na wskazany przez Pacjenta adres e-mail po dokonaniu zakupu E-wizyty.
5. Pacjent w celu odbycia E-wizyty może wykorzystać komputer, tablet, telefon komórkowy lub inne urządzenie. Urządzenie to musi być wyposażone w sprawnie działający mikrofon oraz kamerę (w przypadku wideowizyty). Przed E-wizytą należy wyrazić zgodę na uruchomienie oraz dostęp do mikrofonu oraz kamery.
6. W przypadku niedostosowania przez Pacjenta konfiguracji powyżej, Poradnia nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości skorzystania lub niepełne korzystanie z E-wizyty. W celu uniknięcia wątpliwości, przerwa/zakończenie E-wizyty przed wyznaczonym czasem jej zakończenia z przyczyn opisanych w zdaniu pierwszym, nie uprawnia do późniejszego wykorzystania czasu, który pozostałby do zakończenia konsultacji medycznej, a E-wizytę uważa się za zrealizowaną należycie i płatną w pełnej wysokości.

§ 5. Odwołanie Wizyty i E-wizyty

1. Pacjent ma prawo odwołania zaplanowanej Wizyty lub E-wizyty, z zastrzeżeniem, że może to nastąpić wyłącznie z ważnych przyczyn oraz najpóźniej na 24 godziny przed terminem jej odbycia (dotyczy dni pracujących od poniedziałku do piątku; nie ma możliwości odwoływania wizyt w niedziele i święta). Konieczność odwołania wizyty w przypadku terminu wypadającego po dniu wolnym musi zostać zgłoszona do Poradni w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień wolny. 
2. Odwołanie wizyty następuje poprzez kontakt telefoniczny, mailowy lub osobisty z Poradnią. 
3. W przypadku: 

1. odwołania przez Pacjenta Wizyty lub E-wizyty w czasie krótszym niż 24 godziny przed jej rozpoczęciem;
2. nie pojawienia się Pacjenta na Wizycie lub E-wizycie w zarezerwowanym czasie i nieodwołania tej Wizyty lub E-wizyty w terminie 24 godzin przed jej rozpoczęciem, zgodnie z postanowieniami ust. 1 powyżej 

– kwota uiszczona wcześniej za Wizytę lub E-wizytę nie będzie zwracana, a Wizyta lub E-wizyta traktowana będzie jako płatna. 

4. W przypadku odwołania Wizyty lub E-wizyty w terminie krótszym niż 24 godziny przed planowaną Wizytą lub E-Wizytą, a także w przypadku nieodwołania Wizyty lub E-Wizyty i niezgłoszenia się Pacjenta, Poradnia jest uprawniona do obciążenia Pacjenta obowiązkiem uiszczenia opłaty za niewykonaną wizytę. Jeżeli taka Wizyta lub E-wizyta nie była dotychczas opłacona, Pacjent zobowiązany jest do dokonania płatności przy kolejnej Wizycie lub E-wizycie, przy czym warunkiem jej realizacji jest wcześniejsze uregulowanie należności.
5. Brak zwrotu środków lub obowiązek uiszczenia opłaty za nieodwołaną we wskazanym terminie Wizytę lub E-wizytę wynika z dopełnienia przez Poradnię wszelkich możliwych starań, pozostawania w gotowości do świadczenia usługi oraz poniesienia kosztów należytego przygotowania wizyty, w tym kosztów personelu medycznego i niezbędnej infrastruktury. Opłata za Wizytę lub E-wizytę, na której Pacjent się nie pojawił bez jej odpowiednio wczesnego odwołania, obejmuje ww. koszty operacyjne i stanowi całkowity koszt tej wizyty tytułem opłaty za gotowość do świadczenia usługi.
6. Wizyty i E-wizyty trwają przez ściśle określony czas. Spóźnienie się na Wizytę lub E-wizytę nie wydłuża czasu jej trwania. Skrócenie czasu Wizyty lub E-wizyty wynikające z decyzji Pacjenta nie uprawnia do wykorzystania pozostałego czasu w innym terminie. 
7. W przypadku odwołania Wizyty lub E-wizyty z przyczyn leżących po stronie lekarza, specjalisty lub Poradni, Poradnia dołoży wszelkich starań, aby zapewnić dogodny dla Pacjenta inny termin realizacji wizyty lub w całości zwróci koszt wizyty Pacjentowi.

§ 6. Odpowiedzialność

1. Poradnia nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane nieprawidłowym korzystaniem przez Pacjenta z Serwisu i/lub aplikacji MyDr. 
2. Poradnia nie ponosi odpowiedzialności za awarie, przerwy techniczne lub inne zakłócenia wynikające z działania platformy MyDr, usług telekomunikacyjnych bądź podmiotów obsługujących płatności, o ile nie wynikają one z winy Poradni.
3. Pacjent zobowiązuje się w trakcie Wizyty lub E-wizyty do podawania niezbędnych danych i składania oświadczeń zgodnych z prawdą. Poradnia oraz jej personel medyczny nie ponosi odpowiedzialności za skutki będące następstwem podania przez Pacjenta nieprawdziwych danych lub składania nieprawdziwych oświadczeń.
4. Pacjent może w każdej chwili zaprzestać korzystania z Serwisu. 
5. Poradnia  zobowiązuje się świadczyć usługi za pomocą Serwisu na najwyższym poziomie. W przypadku wystąpienia ewentualnych problemów technicznych związanych z funkcjonowaniem Serwisu, niezależnych od Poradni, których skutkiem może być ewentualna kolizja zarezerwowanego terminu Wizyty lub E-wizyty z terminem wybranym w tym samym czasie przez innego Pacjenta, Poradnia zastrzega sobie możliwość zapewnienia Pacjentowi możliwie najbardziej dogodnego terminu zamiennego dla wybranej usługi. Pacjent ma prawo nie zaakceptować innego terminu zaproponowanego przez Poradnię, a tym samym może zrezygnować z usługi, otrzymując zwrot poniesionych kosztów.

§ 7. Reklamacje

1. Poradnia ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W przypadku świadczenia usług w sposób niezgodny z Regulaminem bądź przepisami powszechnie obowiązującego prawa polskiego, Pacjentowi przysługuje prawo do złożenia reklamacji.
2. Reklamacje należy składać za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: biuro@vitalialublin.pl lub też za pośrednictwem poczty tradycyjnej pisząc na adres Poradni: ul. Tomasza Zana 41, 20-601 Lublin. 
3. Prawidłowo złożona reklamacja powinna zawierać dane osobowe Pacjenta umożliwiające jego identyfikację oraz zapewnienie kontaktu oraz opis przyczyny reklamacji wraz z zakresem żądań.
4. Poradnia potwierdzi otrzymanie reklamacji w formie elektronicznej i udzieli odpowiedzi w tej samej formie, chyba że Pacjent wskaże inną preferowaną formę kontaktu.
5. Poradnia rozpatruje reklamacje w terminie maksymalnie 14 dni roboczych od daty ich otrzymania.

§ 8. Ustawowe prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość

1. Z zastrzeżeniem postanowień § 5 Regulaminu, w przypadku, gdy umowa została zawarta na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, Pacjentowi będącemu konsumentem w rozumieniu art. 22¹ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, przysługuje prawo odstąpienia od umowy bez podawania przyczyny i bez ponoszenia kosztów, w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy, z wyjątkiem kosztów określonych w art. 35 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (kosztów świadczenia spełnionego do chwili odstąpienia od umowy).
2. Zgodnie z art. 38 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, nie przysługuje Pacjentowi m.in. w odniesieniu do umów o świadczenie usług, za które Pacjent jest zobowiązany do zapłaty ceny, jeżeli Poradnia wykonała w pełni usługę za wyraźną i uprzednią zgodą Pacjenta, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po spełnieniu świadczenia przez Poradnię utraci prawo odstąpienia od umowy, i przyjął to do wiadomości
3. Do zachowania terminu odstąpienia od umowy wystarczy wysłanie oświadczenia przed upływem tego terminu.
4. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy może być złożone w dowolny sposób, jednakże zapewniający Poradni możliwość zapoznania się z jego treścią:

1. w formie pisemnej na adres Poradni: ul. Tomasza Zana 41, 20-601 Lublin;
2. w formie elektronicznej na adres e-mail: biuro@vitalialublin.pl.

5. Pacjent może skorzystać z wzoru formularza odstąpienia od umowy zawartego w załączniku nr 2 do ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, jednak nie jest to obowiązkowe.
6. Poradnia niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania oświadczenia o odstąpieniu od umowy, zwróci Pacjentowi wszystkie dokonane przez niego płatności (z zastrzeżeniem jw.).
7. Poradnia dokona zwrotu płatności przy użyciu takiego samego sposobu zapłaty, jakiego użyto, chyba że osoba odstępująca od umowy zgodziła się na inny sposób zwrotu, który nie wiąże się dla niej z żadnymi dodatkowymi kosztami.
8. Pacjent, który wyraził zgodę na wykonanie umowy przed upływem 14 dni na odstąpienie od umowy nie może odstąpić od umowy. Pacjent zobowiązuje się do zapłaty za usługi świadczone do momentu skutecznego odstąpienia od umowy. Kwotę zapłaty oblicza się proporcjonalnie do zakresu spełnionego świadczenia.

§ 9. Dane osobowe

Informacje dotyczące ochrony danych osobowych Pacjentów znajdują się w Polityce prywatności dostępnej na stronie Serwisu. 

§ 10. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w tym ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. 
2. Regulamin dostępny jest na stronie internetowej Serwisu pod adresem: https://vitalialublin.pl oraz w Poradni pod adresem: ul. Tomasza Zana 41, 20-601 Lublin
3. Poradnia zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu w przypadku, gdy konieczność wprowadzenia zmian wynika bezpośrednio ze zmiany przepisów prawa lub w celu ulepszenia jakości świadczonych usług. Pacjenci zostaną poinformowani o zmianach w Regulaminie poprzez umieszczenie informacji o zmianach na stronie Serwisu. Wszelkie zmiany Regulaminu stają się skuteczne w terminie 14 dni roboczych od ich opublikowania w sposób opisany w zdaniu poprzednim. Zmiany Regulaminu nie mają wpływu na rezerwacje dokonane przed dniem wejścia zmian w życie. Do takich rezerwacji stosuje się postanowienia obowiązujące w chwili ich dokonania.
4. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu zostałoby uznane za nieważne, niezgodne z przepisami prawa lub niewykonalne, zostanie ono wyłączone z postanowień Regulaminu, co nie wpływa na ważność i obowiązywanie postanowień Regulaminu w pozostałej części.
5. Wszelkie spory wynikające z realizacji postanowień Regulaminu strony będą starały się w pierwszej kolejności rozstrzygać w drodze negocjacji, a w razie ich bezskuteczności spory podlegać będą rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy według przepisów ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego.
6. Pacjent będący konsumentem w rozumieniu art. 22¹ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny ma prawo:

1. skorzystać z pozasądowych sposobów rozstrzygania sporów, w szczególności poprzez złożenie po zakończeniu postępowania reklamacyjnego wniosku o polubowne rozwiązanie sporu przy udziale Rzecznika Praw Pacjenta (https://www.gov.pl/web/rpp/kontakt);
2. złożyć skargę za pośrednictwem unijnej platformy internetowej ODR (https://consumer-redress.ec.europa.eu/).

7. Regulamin został przyjęty Zarządzeniem nr 2/10/2025 Prezesa Zarządu VITALIA sp. z o. o. z siedzibą w Lublinie z dnia 7 października 2025 r. 
8. Regulamin wchodzi w życie i obowiązuje od dnia 7 października 2025 r.